Az 5/2017. (V. 2.) számú rektori utasítás 4. §-a előírja, hogy „Az Egyetemen oktatói, kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak legkésőbb 2017. május 31. napjáig a) ORCID (Open Researcher and Contributor ID) szerzői azonosítót hoznak létre a https://orcid.org/ felületen történő regisztrációval...”.

Az ORCID a Stratégia Adatbázisba is beírható volt eddig, azonban 2021. február 17-étől az ORCID (valamint a Researcher és a Scopus) azonosítót a Stratégiai Adatbázis (STA) automatikusan átveszi az MTMT-ből, amennyiben még nem szerepel a STA Személyes adatok/Alapadatok menüpontjában. Naponta frissülnek az adatok.

2021. április 1-jétől a validáláshoz szükség lesz ORCID azonosítóra, azaz csak akkor lehetséges a validálás, ha az ORCID azonosító szerepel az MTMT-ben, és onnan átemelte a STA. Hiányzó vagy hibás azonosító esetén először az MTMT adatot kell ellenőriznie az oktatóknak.

A kari könyvtáros kollégákat, az egyetemi MTMT adminisztrátoron keresztül, megkértük, hogy keressék meg azokat az oktatókat, akiknek az MTMT-beli és a STA -beli ORCID azonosítójuk eltér.

Probléma, kérdés esetén kérjük, keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát:
strategia@rk.elte.hu

Kari kezdeményezésre létrejött, és 2021. január 29-én élesítésre került egy újabb menüpont: a „Hallgatók toborzására irányuló tevékenység”, az „Egyéb szakmai tevékenység” főmenün belül.

Ebbe a menüpontba a középiskolásoknak tartott előadások mellett még 2, a hallgatók toborzására irányuló tevékenység is bekerült, szintén kari kérésre: a középiskolások számára szervezett táborok és szakkörök.

A menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepelnek a rögzítéshez szükséges információk:

    A középiskolások számára, a hallgatói utánpótlás megteremtésének céljából tartott előadásokat, táborokat, szakköröket kérjük feltüntetni.
    A középiskola kiválasztása csak az előadások esetében kötelező. A szakkörök, táborok esetében, ha azok nem köthetők egy középiskolához, akkor a "nem adekvát" opciót szükséges a legördülő menüből kiválasztani.
    Az előadások időpontja esetében elég a kezdő dátum kiválasztása.
    Az előadás/tábor/szakkör online elérhetőségének megadása opcionális.
    Az adatokat 2010. szeptember 1-jével visszamenőleg szükséges rögzíteni, kivéve, ha az oktató/kutató ELTE-vel fennálló jogviszonya ennél későbbi időpontban kezdődött.

Probléma, kérdés esetén kérjük, keressék az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodát:

strategia@rk.elte.hu

Kari kérésre a Stratégiai Adatbázisban (sta.elte.hu) 2020. november 27-én élesítésre került a „Oktatás az ELTE és más egyetem közötti megállapodás alapján” menüpont az „Oktatás” főmenün belül. A menüpont szerkezete a NEPTUN-ból érkező adatokkal való összehasonlíthatóságot figyelembe véve került kialakításra.

"Főbb kutatási területek"

A Stratégiai Adatbázisban (sta.elte.hu) 2020. október 20-án élesítésre került a „Főbb kutatási területek” menüpontot, a „Személyes adatok” főmenün belül.  

Az ebbe a menüpontba feltöltött adatokra a 2020. november 1-15. közé eső validálási kötelezettség nem vonatkozik.  

  A menüponthoz tartozó magyarázó szöveg tartalmazza a rögzítéshez szükséges információkat:  

• Az oktató/kutató ide a kutatási területeit tudja leírni magyarul és angolul.   

A leírást mondatokban kérjük az oktatók/kutatók részéről megfogalmazni, mert a közeljövőben a kari honlapok is várhatóan innen fogják átvenni a leírásokat, ahogy az ELTE Tudástérképe is. A Tudástérkép célja, hogy segítse az EU pályázatok partnerkeresését, illetve az egyetemen belüli kutatási együttműködések létrejöttét.  

A leíráshoz egy példát is adtunk, ami reményeink szerint nagyban segíti, mire gondoltunk a kutatási terület leírása alatt. 

• Ha az oktató/kutató a kulcsszavak között nem találja a számára megfelelőt, be kell gépelnie a kívánt kulcsszót a kulcsszó mezőbe, majd a mező alatt megjelenő "Új kulcsszó bevitele" szövegre kell kattintania. A felvitt rekord mentésekor a javasolt kulcsszó az ideiglenes kulcsszavak listájára kerül. A javasolt kifejezés adminisztrátori jóváhagyást követően kerül be az állandó kulcsszavak listájába.

• A különböző területekre vonatkozó adatok soronként történő rögzítését preferáljuk, a kari honlapon való jobb megjeleníthetőség érdekében.  

"EPER rendszeren kívüli pályázatban való részvétel"

A Stratégiai Adatbázis - a karoktól érkezett javaslatnak eleget téve - 2020. október 12-étől bővült az „EPER rendszeren kívüli pályázatban való részvétel” menüponttal (Pályázat, konferencia főmenü).

Ide a KIZÁRÓLAG NYERTES, EPER rendszerben nem szereplő pályázatokban való részvétel megadására van mód, lehetőség szerint 2010. szeptember 1-jéig visszamenőleg.

Az ebbe a menüpontba feltöltött adatokra a 2020. november 1-15. közé eső validálási kötelezettség nem vonatkozik.  

A menüpont megfelelő használatához szükséges információk az alábbiak:

• Amennyiben a pályázat státuszáról (nyertes) nem nyilatkozik, nem tudja elmenteni a rekordot.
• Ebbe a menüpontba átemeltük az „Elismerések” menüpontból azokat a rekordokat, amelyek elnevezésében az ösztöndíj, pályázat szavak (és ezek angol megfelelői), valamint a program és stipendium kifejezések szerepeltek. Az „Elismerések” menüpontban az „Odaítélő szervezet” mezőben feltüntetett adatokat nem emeltük át, míg az „Elismerés odaítélésének dátuma” mezőben rögzített dátumot a „Pályázat támogatási szerződés szerinti kezdete (év)” mezőbe töltöttük át.
• Átvettük továbbá a BTK tudománymetriai rendszerébe felvitt adatokat.
• Kérjük, szíveskedjen ellenőrizni, hogy az adatok átemelése megfelelően történt-e, szükség esetén az adatot javítani, illetve a hiányzó mezőket pótolni.
• A pénznem megadása a hazai és nemzetközi pályázatok megkülönböztetése miatt fontos.
• Amennyiben nem találja a keresett kifejezést a „Kiíró” és/vagy a „Pénzügyi kezelő szervezet típusa” legördülő menükben, kérem, bővítési kérésével forduljon a strategia@rk.elte.hu-hoz.

Az ebbe a menüpontba feltöltött adatokra a 2020. november 1-15. közé eső validálási kötelezettség nem vonatkozik.  

A karoktól beérkezett javaslatok alapján sor került a Stratégiai Adatbázis (sta.elte.hu) néhány menüpontjának kiegészítésére. Ezeket ismertetjük az alábbiakban.

1. A „Honlap cím” mező átnevezését kérték Szakmai honlap címe elnevezésre. A Személyes adatok/Alapadatok menüben már így szerepel. Nem kötelező megadni. 

2. A kari kitüntetéseket eddig 7 kartól kaptuk meg. A kapott listák alapján kiválaszthatóvá tettük azokat a kari kitüntetéseket, amelyek eddig hiányoztak az Elismerések menüpont legördülő listájából.  A hiányzó kitüntetések legördülő menübe való felvételét az oktatók is kérhetik az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Irodától.

3. Pontosítottuk a Tudományos szervezeti tagság menüpont elnevezését Tudományos és művészeti szervezeti tagság menüpontra. Ebbe a menüpontba az oktatók már korábban rögzítették a művészeti szervezeti tagságaikat is.  

4. Kiválaszthatóvá tettük a konferencia szekció szervezője szerepkört a Konferencia/kerekasztal szervezése menüpontban. 

5. Kérték, hogy a Nemzetközi és hazai szakmai kapcsolatok menüpontban a kapcsolat alapjaként meghatározott „Szerződés” helyett szerepeljen „Szerződés/együttműködési megállapodás”, ennek eleget tettünk.

6. Kari kérésre bekerült két új mező:

6.1. „Saját oktatói/tudományos blog (URL)” mező a Személyes adatok/Alapadatok menüponton belül elérhető 2020. szeptember 7-étől. Nem kötelező megadni.

6.2. A „konferencia online elérhetősége” mező a Pályázatok, konferencia fülön belüli Konferencia/kerekasztal szervezése menüpontban elérhető 2020. szeptember 7-étől. 

A Stratégiai Adatbázis töltése csak az oktatói, kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak számára kötelező. Regisztrálni nem kell, elég az első alkalommal az ELTE-s NEPTUN azonosítóval belépni, ahhoz, hogy a rendszer beazonosítsa, és egyben egyes adatait át is vegye a NEPTUN-ból.

A Stratégiai Adatbázis gondozása az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Iroda feladata, mely az Adatbázissal kapcsolatos kérdéseket a strategia@rk.elte.hu e-mail-címen fogadja. Az Adatbázis töltése az oktatói és kutatói munkakörben teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott közalkalmazottaknak  – a 6/2015. sz. rektori utasítás alapján – kötelező.

Fontos tudnivalók, újdonságok:

• Validálás, Validálási igazolás: A https://sta.elte.hu/ felületen elérhető Stratégiai Adatbázisban (STA) az érintett oktatók és kutatók a validálást a belépést követően a „Személyes adatok” / „VALIDÁLÁS” menüpontban az „Adataim validálása" gomb megnyomásával tudják megtenni, ennek hiányában az adatfeltöltés nem teljes. A validálás akkor sikeres, ha a rendszer az „Adataim validálása" gomb megnyomását követően egy PDF dokumentumot (validálási kimutatást) generál. A validálás dátuma a weboldal frissítése után jelenik meg a menüpontban.
• Magyarázó szövegek a menüpontoknál: Az egyes menüpontoknál olvasható magyarázatok jelentősen könnyítik az adatbázis használatát.
• Az EPER-ből átvett adatok minden hónap elején frissülnek (ld. Pályázat, konferencia / Pályázatban való részvétel menüpontban szereplő adatok). A frissítés nem automatikus, nincs adatkapcsolat az EPER és az STA között.
• Az MTMT2 adatkapcsolat április közepétől éles, onnantól kezdve a publikációs adatok néhány naponta automatikusan frissülnek a Stratégiai Adatbázisban (ld. Publikációk, alkotások menüponton belül az MTMT-ből származó adatok).
• A Neptun-ból átvett adatok április közepétől naponta, automatikusan frissülnek (az Oktatás menüponton belül az alábbi menüpontokban lévő adatokról van szó: Egyetemi oktatás az ELTE-n – Egyénileg tartott kurzusok;  Egyetemi oktatás az ELTE-n – Közösen tartott kurzusok; Szakdolgozattal kapcsolatos feladatok; PhD- és Idegen nyelvű kurzusok).
• Adatbázisokból átvett adatok javítása: Ha a más adatbázisból származó adatok az STA-ban helytelenek / hiányosak, azokat az alapadatbázisban szükséges javítani / kiegészíteni. Az így módosított adat az STA-ban a frissítést követően jelenik meg.

2019 őszétől az egy oktatóra vonatkozóan -egyelőre az alapadatok kivételével - az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

A módja:

Validálás menüpontban található az egyes oktatóknál:
STA adataim exportálása (XLSX)

Összefoglaló a Stratégiai Adatbázis (STA) 2019. évben eszközölt fejlesztéseiről és gyakran ismétlődő kérdésekről

2019.10.10.

RK ASII, strategia@rk.elte.hu, 3449 mellék

I. 2019. ÉVBEN ESZKÖZÖLT FEJLESZTÉSEK

1. Alapadatokat érintő, 2019. őszi fejlesztések: ld. Személyes adatok/Alapadatok menüpont

1.1. Az oktató is tudja szerkeszteni az e-mail címét és most már az előtagot is. E-mail címként kizárólag ELTE-s (hivatali) e-mail cím adható meg. 

1.2. Új rovat a megjelenő név mező. Jelentősége, hogy elsősorban a megjelenő név mezőben megadott név jelenik meg mind a honlapon, mind a validálási igazoláson. Ha a megjelenő név mező üres, akkor az előtag + vezetéknév + keresztnév kerül a honlapra és a validálási igazolásra is.

1.3. A kari adminisztrátorok is jogosulttá váltak az alábbi alapadatok szerkesztésére: hivatali e-mail cím, MTMT azonosító, szervezeti egység, munkakör, mellék, működési hely, szobaszám, doktori.hu link.

1.4. A szervezeti egységek egy faszerkezetben (ún. szervezeti fa) választhatóak ki, ez kiváltja a kar / intézet / tanszék / kutatócsoport tagolást. A későbbiekben több szervezeti egység és több kutatócsoport is kiválasztható lesz. Erről az érintetteket értesíteni fogjuk.

1.5. Első bejelentkezéskor a regisztrációs űrlap helyett az „Alapadatok” menüpont töltődik be, előre kitöltve a következő mezőkkel: előtag, vezetéknév, utónév, megjelenő név, hivatali e-mail cím, munkakör.

1.6. Az önéletrajz feltöltés funkciót kijavítottuk. Az egyes oktatói alapadatok honlapon való megjeleníthetősége érdekében legalább 400 pixel széles, álló fénykép is feltölthető.

2. Személyes adatok/Validálás:

2.1. 2019. tavaszától az adatbázis nem engedi a validálást, amíg az alábbi alapadatok nincsenek rögzítve az STA-ban: vezetéknév, keresztnév; Neptun kód; hivatali e-mail cím; MTMT azonosító; szervezeti egység; mellék; működési hely; szobaszám.

2.2. 2019. őszétől a saját adatok egyszerre exportálhatóak egy Excel fájlban - egy oktatóra vonatkozóan egyelőre az alapadatok kivételével az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

3. Oktatás/Egyetemi oktatás az ELTE-n, 2019. ősz: kettészedtük az egyénileg és a más oktatóval közösen tartott kurzus adatokat, mindkettőt továbbra is a Neptunból kapjuk, de NEM automatikusan, hanem frissítést követően. Az egyes kurzusok mellett megjelenik az is, ha az PhD vagy idegennyelvű kurzus (Neptun-ból kapott adatok alapján). Megjelenik a tárgykód és a kurzuskód a tantárgyakhoz, hogy könnyebben be lehessen őket azonosítani. Ha az oktató helytelen adatot lát, vagy hiányosak az adatai, forduljon a tanszéki adminisztrátorhoz, ő segít neki rendbe tenni a Neptun adatokat.

4. Oktatás/Szakdolgozattal kapcsolatos adatok, 2019. tavasz: oktatói igényként érkezett, hogy az ide tartozó adatokat a Neptunból vegyük át. Ezért fontos, hogy az oktatók intézkedjenek az iránt, hogy a tanszéki ügyintéző/Tanulmányi Hivatal illetékes munkatársa a Neptunban rögzítse, javítsa a vonatkozó adatokat. Az STA-ba új adat nem vihető fel, de az STA-ba korábban kézzel felvitt adat szerkeszthető, törölhető. Fontos: ahol a Neptunban az adott rovatot legördülő menü használatával ÉS szabad szövegesen is lehet tölteni, a legördülő menüt szükséges használni. Ilyen esetben ugyanis a szabad szöveges módon felvitt szöveg nem jelenik meg a Neptun lekérdezésben, amelyből az adatokat a Stratégiai Adatbázis kapja.

5. Publikációk, alkotások/ MTMT-ből származó adatok, 2019. ősz: az MTMT-ből újra kapunk adatokat. Mivel közvetlen adatkapcsolat híján ezeket egyelőre lekérdezések formájában kapjuk, az adatok rendszeres időszakonként, frissítéssel kerülnek az STA-ba. Kérjük, hogy az oktatók az MTMT2-ben lévő adataikat legkésőbb október 27-ig egészítsék ki, illetve javítsák ki, mert az adatok MTMT2-ből történő lekérdezésére várhatóan október 28-án kerül sor.

6. Tehetséggondozás/Országos Tudományos Diákköri Konferenciával összefüggő feladatok, 2019. tavasz: a felvihető adatok köre kibővült. Az OTDK-n induló hallgatók felkészítésén túlmenően rögzíthető az írásbeli bírálat, a zsűrizés és az OTDK-val összefüggő szervezési és egyéb feladatok is.

7. Tehetséggondozás/Egyéb versenyek, 2019. ősz: új menüpont, amelyben a Tehetséggondozási Tanács kari képviselői által jóváhagyott versenyek szerepelnek. Oktatói igényként jelentkezett, hogy az OTDK-n túlmenően egyéb tudományos/tanulmányi versenyekre való felkészítés és azok szervezése is legyen feltüntethető az STA-ban. 

8. Pályázat, konferencia/Pályázatban való részvétel – EPER adatok, 2019. tavasz: a „dátum” helyett a pályázat benyújtásának éve és a szerződéskötés éve adatot vesszük át. Az adatokat NEM automatikusan kapjuk az EPER-ből, hanem frissítést követően. Az STA magyarázó szövegében szerepeltetjük, hogy: "Ebbe a menüpontba csak az EPER adatbázisban szereplő pályázatok kerülnek át. Más pályázat feltöltésére, Stratégiai Adatbázisban feltüntetésére jelenleg nincs mód. Amennyiben az egyik vagy a másik átvett adat az Ön tudomása szerint helytelen, a kérdéses adat eredeti feltöltési helyén (ELTE EPER) korrigálhatja a hibás adatot, és a hibás adat a frissítési periódust követően a Stratégiai Adatbázisban is cserélődni fog."

Fontos: a) A 2008. előtt benyújtott pályázatok nem rögzíthetők az EPER-ben. b) A témavezetőnek kell rögzítenie az EPER-ben az adatokat, amelyre két alkalommal van lehetőség: a pályázat benyújtásakor és a szerződéskötéskor. Ellenkező esetben a közreműködőknél sem jelenik meg a pályázat. Utólag már csak az EPER kapcsolattartók tudják rögzíteni az adatokat.

II. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

1. Újonnan belépő oktatók, kutatók: Csak az oktatói/kutatói munkakörben foglalkoztatott ELTE közalkalmazottaknak kötelező az STA töltése és adataik validálása. Az ELTE-vel egyéb jogviszonyban lévők önkéntesen tölthetik az adatbázist (például a professor emeritusok/emeriták, tanári munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak, doktoranduszok). Első bejelentkezés alkalmával a Neptun azonosítóval kell belépni.

2. Alapadatok: A kari honlapokra az Alapadatok menüpontban rögzített adatok kerülnek át. Munkaköri adat: az alapadatok között az oktatók, kutatók ki tudják választani az aktuális munkakörüket. Ez azért is fontos, mert a rendszer ebből a menüpontból emeli át az adatot a validálási igazolásra is. Ilyen igazolásra EPER, valamint egyetemi álláspályázatok benyújtásakor van szükség. Honlap cím, Facebook, Twitter, Skype, doktori.hu link, önéletrajz, portré megadása sem a validáláshoz, sem egyébként nem kötelező.

3. A más adatbázisokból származó adatok: Az SAP, EPER, NEPTUN, MTMT adatokat az STA nem automatikusan kapja, hanem frissítéssel kerülnek át. Fontos, hogy a validálási kötelezettséggel érintett oktatók, kutatók mielőbb ellenőrizzék le a más adatbázisokból átvett adataikat, és ha azok kiegészítése, módosítása szükséges, azt az EPER-ben, a Neptun-ban, illetve az MTMT-ben a validálási időszakot megelőzően tegyék meg. Oktatói kérésre Irodánk a Kancellária Emberi Erőforrás Igazgatóságához fordul a hiányzó SAP munkaköri adat rögzítése érdekében.

4. PhD és Idegennyelvi kurzusok: ez a menüpont nem módosult, viszont az a tapasztalatunk, hogy az oktatókat váratlanul érik az itt megjelenő adatok. Az adatokat a Neptunból kapjuk, azokon módosítani nem tudunk. Előfordul, hogy egyszerűen rosszul van rögzítve a kurzus a Neptunban. Amennyiben az oktató vitatja az STA-ban is látható adatok helyességét, a Neptunban szükséges módosítani az adatot. Az adat a korrigálást és adatfrissítést követően fog módosulni az STA-ban. Az idegennyelvi kurzusok számításának logikája a menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepel: „Idegen nyelvű kurzusnak a szak nyelvéhez képest idegen nyelvű kurzus számít (például a német szakon németül tartott kurzus nem, de a német szakon angolul tartott kurzus igen).”

Az Adat- és Stratégiai Információkezelési Iroda honlapján (adatvedelem.elte.hu) és az STA felületén is igyekszünk minden fontos információt megadni a felhasználóknak.

-------------------

A Stratégiai Adatbázis (és a kari honlapokra átkerülő információk) pontossága érdekében a STA adminisztrátorok a jövőben az oktatók hozzájárulása nélkül szerkeszthetik az alábbi oktatói alapadatokat a sta.elte.hu/Személyes adatok/Alapadatok menüpontban: 

• E-mail cím (csak hivatalos e-mail cím rögzíthető!) EZ MÉG NEM SZERKESZTHETŐ, FEJLESZTÉS ALATT, UTÁNA VISZONT OKTATÓI HOZZÁJÁRULÁS NÉLKÜL SZERKESZTHETŐ 
• szervezeti egység
• munkakör 
• telefonmellék

Az informatikusok dolgoznak azon, hogy a fenti adatok automatikusan a NEPTUN-ból kerüljenek majd át a Stratégiai Adatbázisba az első belépés alkalmával.

Az alábbi adatok adminisztrátor általi szerkesztéséhez sem szükséges az oktató hozzájárulása:

• mtmt azonosító
• működési hely
• szobaszám
• doktori.hu link