A Stratégiai Adatbázis gondozása az Adatvédelmi és Stratégiai Adatkezelési Iroda feladata, mely az Adatbázissal kapcsolatos kérdéseket a strategia@rk.elte.hu e-mail-címen fogadja. Az Adatbázis töltése az oktatói és kutatói munkakörben teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott közalkalmazottaknak  – a 6/2015. sz. rektori utasítás alapján – kötelező.

Fontos tudnivalók, újdonságok:

• A https://sta.elte.hu/ felületen elérhető Stratégiai Adatbázisban (STA) az érintett oktatók és kutatók a validálást a belépést követően a „Személyes adatok” / „VALIDÁLÁS” menüpontban az „Adataim validálása" gomb megnyomásával tudják megtenni, ennek hiányában az adatfeltöltés nem teljes. A validálás akkor sikeres, ha a rendszer az „Adataim validálása" gomb megnyomását követően egy PDF dokumentumot (validálási kimutatást) generál. A validálás dátuma a weboldal frissítése után jelenik meg a menüpontban.
• Az egyes menüpontoknál olvasható magyarázatok jelentősen könnyítik az adatbázis használatát.
• Az EPER-ből átvett adatok minden hónap elején frissülnek (ld. Pályázat, konferencia / Pályázatban való részvétel menüpontban szereplő adatok). A frissítés nem automatikus, nincs adatkapcsolat az EPER és az STA között.
• Az MTMT2 adatkapcsolat április közepétől éles, onnantól kezdve a publikációs adatok néhány naponta automatikusan frissülnek a Stratégiai Adatbázisban (ld. Publikációk, alkotások menüponton belül az MTMT-ből származó adatok).
• A Neptun-ból átvett adatok április közepétől naponta, automatikusan frissülnek (az Oktatás menüponton belül az alábbi menüpontokban lévő adatokról van szó: Egyetemi oktatás az ELTE-n – Egyénileg tartott kurzusok;  Egyetemi oktatás az ELTE-n – Közösen tartott kurzusok; Szakdolgozattal kapcsolatos feladatok; PhD- és Idegen nyelvű kurzusok).
• Ha a más adatbázisból származó adatok az STA-ban helytelenek / hiányosak, azokat az alapadatbázisban szükséges javítani / kiegészíteni. Az így módosított adat az STA-ban a frissítést követően jelenik meg.

2019 őszétől az egy oktatóra vonatkozóan -egyelőre az alapadatok kivételével - az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

A módja:

Validálás menüpontban található az egyes oktatóknál:
STA adataim exportálása (XLSX)

Összefoglaló a Stratégiai Adatbázis (STA) 2019. évben eszközölt fejlesztéseiről és gyakran ismétlődő kérdésekről

2019.10.10.

RK ASII, strategia@rk.elte.hu, 3449 mellék

I. 2019. ÉVBEN ESZKÖZÖLT FEJLESZTÉSEK

1. Alapadatokat érintő, 2019. őszi fejlesztések: ld. Személyes adatok/Alapadatok menüpont

1.1. Az oktató is tudja szerkeszteni az e-mail címét és most már az előtagot is. E-mail címként kizárólag ELTE-s (hivatali) e-mail cím adható meg. 

1.2. Új rovat a megjelenő név mező. Jelentősége, hogy elsősorban a megjelenő név mezőben megadott név jelenik meg mind a honlapon, mind a validálási igazoláson. Ha a megjelenő név mező üres, akkor az előtag + vezetéknév + keresztnév kerül a honlapra és a validálási igazolásra is.

1.3. A kari adminisztrátorok is jogosulttá váltak az alábbi alapadatok szerkesztésére: hivatali e-mail cím, MTMT azonosító, szervezeti egység, munkakör, mellék, működési hely, szobaszám, doktori.hu link.

1.4. A szervezeti egységek egy faszerkezetben (ún. szervezeti fa) választhatóak ki, ez kiváltja a kar / intézet / tanszék / kutatócsoport tagolást. A későbbiekben több szervezeti egység és több kutatócsoport is kiválasztható lesz. Erről az érintetteket értesíteni fogjuk.

1.5. Első bejelentkezéskor a regisztrációs űrlap helyett az „Alapadatok” menüpont töltődik be, előre kitöltve a következő mezőkkel: előtag, vezetéknév, utónév, megjelenő név, hivatali e-mail cím, munkakör.

1.6. Az önéletrajz feltöltés funkciót kijavítottuk. Az egyes oktatói alapadatok honlapon való megjeleníthetősége érdekében legalább 400 pixel széles, álló fénykép is feltölthető.

2. Személyes adatok/Validálás:

2.1. 2019. tavaszától az adatbázis nem engedi a validálást, amíg az alábbi alapadatok nincsenek rögzítve az STA-ban: vezetéknév, keresztnév; Neptun kód; hivatali e-mail cím; MTMT azonosító; szervezeti egység; mellék; működési hely; szobaszám.

2.2. 2019. őszétől a saját adatok egyszerre exportálhatóak egy Excel fájlban - egy oktatóra vonatkozóan egyelőre az alapadatok kivételével az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.

3. Oktatás/Egyetemi oktatás az ELTE-n, 2019. ősz: kettészedtük az egyénileg és a más oktatóval közösen tartott kurzus adatokat, mindkettőt továbbra is a Neptunból kapjuk, de NEM automatikusan, hanem frissítést követően. Az egyes kurzusok mellett megjelenik az is, ha az PhD vagy idegennyelvű kurzus (Neptun-ból kapott adatok alapján). Megjelenik a tárgykód és a kurzuskód a tantárgyakhoz, hogy könnyebben be lehessen őket azonosítani. Ha az oktató helytelen adatot lát, vagy hiányosak az adatai, forduljon a tanszéki adminisztrátorhoz, ő segít neki rendbe tenni a Neptun adatokat.

4. Oktatás/Szakdolgozattal kapcsolatos adatok, 2019. tavasz: oktatói igényként érkezett, hogy az ide tartozó adatokat a Neptunból vegyük át. Ezért fontos, hogy az oktatók intézkedjenek az iránt, hogy a tanszéki ügyintéző/Tanulmányi Hivatal illetékes munkatársa a Neptunban rögzítse, javítsa a vonatkozó adatokat. Az STA-ba új adat nem vihető fel, de az STA-ba korábban kézzel felvitt adat szerkeszthető, törölhető. Fontos: ahol a Neptunban az adott rovatot legördülő menü használatával ÉS szabad szövegesen is lehet tölteni, a legördülő menüt szükséges használni. Ilyen esetben ugyanis a szabad szöveges módon felvitt szöveg nem jelenik meg a Neptun lekérdezésben, amelyből az adatokat a Stratégiai Adatbázis kapja.

5. Publikációk, alkotások/ MTMT-ből származó adatok, 2019. ősz: az MTMT-ből újra kapunk adatokat. Mivel közvetlen adatkapcsolat híján ezeket egyelőre lekérdezések formájában kapjuk, az adatok rendszeres időszakonként, frissítéssel kerülnek az STA-ba. Kérjük, hogy az oktatók az MTMT2-ben lévő adataikat legkésőbb október 27-ig egészítsék ki, illetve javítsák ki, mert az adatok MTMT2-ből történő lekérdezésére várhatóan október 28-án kerül sor.

6. Tehetséggondozás/Országos Tudományos Diákköri Konferenciával összefüggő feladatok, 2019. tavasz: a felvihető adatok köre kibővült. Az OTDK-n induló hallgatók felkészítésén túlmenően rögzíthető az írásbeli bírálat, a zsűrizés és az OTDK-val összefüggő szervezési és egyéb feladatok is.

7. Tehetséggondozás/Egyéb versenyek, 2019. ősz: új menüpont, amelyben a Tehetséggondozási Tanács kari képviselői által jóváhagyott versenyek szerepelnek. Oktatói igényként jelentkezett, hogy az OTDK-n túlmenően egyéb tudományos/tanulmányi versenyekre való felkészítés és azok szervezése is legyen feltüntethető az STA-ban. 

8. Pályázat, konferencia/Pályázatban való részvétel – EPER adatok, 2019. tavasz: a „dátum” helyett a pályázat benyújtásának éve és a szerződéskötés éve adatot vesszük át. Az adatokat NEM automatikusan kapjuk az EPER-ből, hanem frissítést követően. Az STA magyarázó szövegében szerepeltetjük, hogy: "Ebbe a menüpontba csak az EPER adatbázisban szereplő pályázatok kerülnek át. Más pályázat feltöltésére, Stratégiai Adatbázisban feltüntetésére jelenleg nincs mód. Amennyiben az egyik vagy a másik átvett adat az Ön tudomása szerint helytelen, a kérdéses adat eredeti feltöltési helyén (ELTE EPER) korrigálhatja a hibás adatot, és a hibás adat a frissítési periódust követően a Stratégiai Adatbázisban is cserélődni fog."

Fontos: a) A 2008. előtt benyújtott pályázatok nem rögzíthetők az EPER-ben. b) A témavezetőnek kell rögzítenie az EPER-ben az adatokat, amelyre két alkalommal van lehetőség: a pályázat benyújtásakor és a szerződéskötéskor. Ellenkező esetben a közreműködőknél sem jelenik meg a pályázat. Utólag már csak az EPER kapcsolattartók tudják rögzíteni az adatokat.

II. GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

1. Újonnan belépő oktatók, kutatók: Csak az oktatói/kutatói munkakörben foglalkoztatott ELTE közalkalmazottaknak kötelező az STA töltése és adataik validálása. Az ELTE-vel egyéb jogviszonyban lévők önkéntesen tölthetik az adatbázist (például a professor emeritusok/emeriták, tanári munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak, doktoranduszok). Első bejelentkezés alkalmával a Neptun azonosítóval kell belépni.

2. Alapadatok: A kari honlapokra az Alapadatok menüpontban rögzített adatok kerülnek át. Munkaköri adat: az alapadatok között az oktatók, kutatók ki tudják választani az aktuális munkakörüket. Ez azért is fontos, mert a rendszer ebből a menüpontból emeli át az adatot a validálási igazolásra is. Ilyen igazolásra EPER, valamint egyetemi álláspályázatok benyújtásakor van szükség. Honlap cím, Facebook, Twitter, Skype, doktori.hu link, önéletrajz, portré megadása sem a validáláshoz, sem egyébként nem kötelező.

3. A más adatbázisokból származó adatok: Az SAP, EPER, NEPTUN, MTMT adatokat az STA nem automatikusan kapja, hanem frissítéssel kerülnek át. Fontos, hogy a validálási kötelezettséggel érintett oktatók, kutatók mielőbb ellenőrizzék le a más adatbázisokból átvett adataikat, és ha azok kiegészítése, módosítása szükséges, azt az EPER-ben, a Neptun-ban, illetve az MTMT-ben a validálási időszakot megelőzően tegyék meg. Oktatói kérésre Irodánk a Kancellária Emberi Erőforrás Igazgatóságához fordul a hiányzó SAP munkaköri adat rögzítése érdekében.

4. PhD és Idegennyelvi kurzusok: ez a menüpont nem módosult, viszont az a tapasztalatunk, hogy az oktatókat váratlanul érik az itt megjelenő adatok. Az adatokat a Neptunból kapjuk, azokon módosítani nem tudunk. Előfordul, hogy egyszerűen rosszul van rögzítve a kurzus a Neptunban. Amennyiben az oktató vitatja az STA-ban is látható adatok helyességét, a Neptunban szükséges módosítani az adatot. Az adat a korrigálást és adatfrissítést követően fog módosulni az STA-ban. Az idegennyelvi kurzusok számításának logikája a menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepel: „Idegen nyelvű kurzusnak a szak nyelvéhez képest idegen nyelvű kurzus számít (például a német szakon németül tartott kurzus nem, de a német szakon angolul tartott kurzus igen).”

Az Adat- és Stratégiai Információkezelési Iroda honlapján (adatvedelem.elte.hu) és az STA felületén is igyekszünk minden fontos információt megadni a felhasználóknak.

-------------------

A Stratégiai Adatbázis (és a kari honlapokra átkerülő információk) pontossága érdekében a STA adminisztrátorok a jövőben az oktatók hozzájárulása nélkül szerkeszthetik az alábbi oktatói alapadatokat a sta.elte.hu/Személyes adatok/Alapadatok menüpontban: 

• E-mail cím (csak hivatalos e-mail cím rögzíthető!) EZ MÉG NEM SZERKESZTHETŐ, FEJLESZTÉS ALATT, UTÁNA VISZONT OKTATÓI HOZZÁJÁRULÁS NÉLKÜL SZERKESZTHETŐ 
• szervezeti egység
• munkakör 
• telefonmellék

Az informatikusok dolgoznak azon, hogy a fenti adatok automatikusan a NEPTUN-ból kerüljenek majd át a Stratégiai Adatbázisba az első belépés alkalmával.

Az alábbi adatok adminisztrátor általi szerkesztéséhez sem szükséges az oktató hozzájárulása:

• mtmt azonosító
• működési hely
• szobaszám
• doktori.hu link